Как сделать свой тайм-менеджмент эффективным? 7 советов от Алексея Топорова

Замечательно легко давать советы в области тайм-менджмента! Так же легко, как советовать бросить пить и курить, ни в коем случае не переедать, и, безусловно, поддерживать свою бодрость регулярными физическими упражнениями.

Эффективность таких советов сопоставима с эффективностью телепередач о здоровом образе жизни. Если взять их аудиторию за 100 %, то регулярно смотрят 80 %, считают советы телеврачей безусловно полезными 50 %, пробуют хоть что-то реализовать 25 %, прилагают усилия на более-менее регулярной основе 10 %, удовлетворены результатом своих усилий менее 5%. Интересно бы аналогичную статистику по итогам  тренингов по тайм-менеджменту…

Что здесь общего. Оказывается, сделать что-то для здоровья и эффективности себя любимого на два порядка тяжелее, чем, например, кнутом и пряником загнать в здоровье и эффективность членов семьи или сотрудников. А чем заумнее и совершеннее модели эффективности гуру тайм-менеджмента, тем менее им склонны следовать обычные бизнесмены и менеджеры. На 5 % осознанных фанатов эффективности это конечно не распространяется. Моя статья для оставшихся 95 %.

Итак, начнем с того, кто мешает нам быть эффективным более всего. Не я первый сравнил человеческую жизнь с беговой дистанцией. У нее есть начало и конец (хотя мы обычно ведем себя так, как будто она бесконечна, так как то веселее), те или иные трудности и препятствия, ну и достижения, как некоторые промежуточные финиши.

Есть три «стиля» преодоления этой дистанции.

Первый стиль условно назовем «марафонским».

Бегун точно знает, куда нужно добежать, знает, что очень далеко, долго и тяжело, поэтому бежит все время (питается и отдыхает тоже на бегу), четко рассчитывает свои силы и не рассчитывает на внешнюю эффектность. Этот стиль характерен для людей полностью сосредоточенных на главной жизненной цели. Неважно, какая цель: стать самым богатым, сделать научное открытие, с помощью поста и молитв соединиться с богом, либо накачать бицепсы обхватом больше полуметра. Вопросы распределения времени или определения приоритетов для этих людей значения не имеют: все свое время они максимально рационально используют для достижения Главной цели или добывания средств для достижения Главной цели. Остальным – завидовать либо сочувствовать. Тайм-менеджмент? Они не будут тратить на него время.

Второй стиль будем называть «стайерским».

Бегун собирается бежать долго, далеко, по сложной дистанции и в условиях конкуренции со стороны других бегунов. Поэтому он рационально подходит, как к самому бегу, так и к моментам недолгого отдыха, много внимания уделяет выбору правильной дороги, подходящего снаряжения, старается бежать в команде: чтобы прикрыли от ветра, защитили от конкурентов, подставили плечо в трудный момент. Имеет значение не один раз прийти первым, а стабильно оказываться в группе лидеров и на высоком уровне поддерживать свой ресурсный уровень. Да, все правильно. Деловой человек, реализующий тайм-менеджмент. НО есть проблема. Деловой, но, все же человек. Эффективность и достижения не означают счастья и удовлетворения. Есть риск сбоев, срывов, усталости, разочарования. Поэтому тайм-менеджмент работает только в связке с хорошей мотивированностью.

Третий стиль, ну очень условно, назовем «спринтерским».

Спринтерским в том смысле, что бегаются очень короткие дистанции. В перерыве между ними отдых (точнее одышка), стремление посидеть, полежать, чтобы кто-то потащил за собой, или разрешил не бежать, а еле-еле ковылять, жалобы на растренированность, плохую форму. Или (внимание!) эффективно бегать-то никто не учил…Вот и обычный контингент потребителей советов по тайм-менджменту (или тех, кто уже успел в нем разочароваться).

Отсюда получается, что основная проблема не в хорошем тренинге или правильной книжке по тайм-менеджменту. Основная проблема – себя заставить. Заметьте: не уговорить, не убедить, не попросить, не пообещать – все это «на себе» не работает никогда. Если у ВАС работает, то Вам не ко мне, вон Кови с Архангельским уже много книжек написали.

Главный принцип – заставить себя можно только извне.

Заставляет подняться с постели не наша сила воли, а противно ноющий будильник, который невозможно отключить находясь в кровати (если он приятный и ненавязчивый, либо лежит рядом под подушкой, то мы спокойно спим дальше). Домохозяйку заставляет прекратить приятный треп по телефону с подружкой не осознание, что она бездарно тратит драгоценные минуты своей жизни, а голодный муж, требующий ужина.

Из этого принципа следуют и мои 7 советов

  1. Если Вы сознательно приняли какое-либо решение (не опаздывать, вовремя сдавать отчеты и т.п.), об этом решении должен знать тот, кого это касается. И этот кто-то наделяется Вами правом контроля и санкций (если опоздаю, всех пою кофе, а за несданный вовремя отчет с меня 100 гривен).
  2. Если Вы знаете за собой склонность увлекаться приятными, но не самыми важными с сточки зрения делового успеха, занятиями, и стремитесь их ограничить, ограничитель не должен зависеть от Вас. Например, ограничитель телефонного общения  - 5 мин. разговора, затем автоматическое прерывание. Если разговор очень важный, ничего, созвонитесь снова. Если неважный, тем более прекрасно. Попутно научитесь быстрее решать вопросы по телефону. Очень помогает ограничитель на рабочем терминале. Ну, нет там доступа к соцсетям с 9.00 до 18.00, и слава богу. А после 18.00 уже как-то и домой хочется сильнее, чем в сети «зависать»
  3. Человек садящийся на диету, обычно не начинает с голодания, а человек растренированный не возобновляет тренировки с максимальных нагрузок. Но в повышении личной эффективности обычно хочется все и сразу. Нужно заметить, что эффективность является следствием соответствующей привычки, а полезные привычки формируются, во-первых, не быстрее, чем за три недели (при ежедневном воспроизведении), во-вторых, только поодиночке, а не «букетом». На «вредные, но приятные» привычки этот принцип не распространяется. Как говорят кинологи: «Команду «ешь» и «гулять» выучит самая глупая собака, при этом от хозяина не требуется никаких усилий». Делаем вывод – двигаемся пошагово и без «рывков», начинаем работать над новой эффективной привычкой, только если поддержание уже выработанной не требует больших усилий.
  4. Вам нужно позитивное подкрепление – человек, который подтверждает и одобряет Ваши усилия. В чем тут дело. Наш «внутренний спринтер», когда мы пытаемся его поставить «в рамки» жестко мстит доступным ему способом – сильными негативными эмоциями. Попытки встречной самомотивации представить «как круто будет, если я все буду успевать» или, чисто женское, «закончу сверку, награжу себя долькой шоколада» не работают. Кстати, у женщин внутренняя борьба обычно заканчивается так: «ничего не успела, с горя сожрала целую плитку». Тренера хорошо знают, что дети, спортсмены и лошади бегут, несмотря на усталость, если на них смотрят и разговаривают с ними. С Вашими усилиями та же история: на Вас кто-то должен смотреть и обсуждать с Вами Ваши усилия (некоторые «эксперты» тайм-менеджмента в этом случае рекомендуют диалог с самим собой, ну, в принципе, по современным понятиям для полноценной сексуальной жизни второй партнер не обязателен…)
  5. Что у Вас точно будет в изобилии – это негативное подкрепление со стороны окружающих. Это неудивительно – любимый довод «спринтера»: «Делаю, что могу, все равно никто из окружающих не сделает лучше». И если вдруг кто-то рядом стремится сделать лучше… Правильно – на словах поддержим, по факту «утопим», ну, или «вернем в семью», формулировка на Ваш вкус. Помните? «Значит бросил пить? Хорошее дело… Я тоже скоро брошу. Ну, а пока 50 грамм ведь не считаются? Давай, давай, не отрывайся от коллектива!»
    Здесь, безусловно, помогает, если Вы улучшаете свой тайм-менеджмент не в одиночку: с коллегами, подчиненными, кстати, неплохой результат, если поддержку друг-другу оказывают бывшие участники тренинга. А еще очень хорошо помогает смена внешности и поведения J. Оказывается, человеку сбрившему (отрастившему) волосы, заменившему мебель в рабочем кабинете, перешедшему в общении с подчиненными с «ты» на «вы» легче (и без значительного сопротивления) удается повысить собственную эффективность и внедрить изменения в практику работы.
  6. Тренера и эксперты очень любят поговорить о «пожирателях времени», имея в виду определенный тип людей, которые, как вампиры, поглощают время и энергию делового человека. Есть целые стратегии, как с ними бороться. С моей точки зрения, любая борьба есть заминка в пути и потеря энергии. А, учитывая то, что «пожиратели» безресурсны (то есть в случае победы  с них даже взять нечего, наоборот, они на Ваш ресурс рассчитывали), то этот вид борьбы еще и бессмысленный. Лучшая стратегия в этом случае – отказ от взаимодействия. Точка. Как не «отдать все деньги цыганке?» - не общаться с цыганкой, проходить мимо. Как не «выслушать несчастную сотрудницу, у которой снова проблемы?» - заняться делом, а сотрудницу попросить изложить то, что она хочет от Вас на бумаге. Через некоторое время «пожиратели времени» (а также денег, эмоций и т.п.) куда-то пропадут из Вашей жизни.
  7. Последний совет. Не устраивайте «разборки» с самим собой, если у Вас что-то не получается, Вы возвращаетесь к старым привычкам, и, да, опять, забыли, что «стратегический, тактический рабочий план, а также бюджет затрат нужно вести и вносить изменения строго параллельно». Этот кусочек дистанции Вы уже пробежали, ничего там не исправишь и не изменишь. Сделайте выводы, и дальше вперед. Делайте свое будущее, будьте собой, а не старайтесь «соответствовать современным требованиям», и все у Вас получится. А если не получится, то может это и не так уж было Вам нужно?
Подписка на новости
Каждому подписчику скидка на первый тренинг
-5%
Мы в соц. сетях
  • Facebook
  • Вконтакте
  • Google+